לקבלת ייעוץ חייגו
03-5442511
או מלאו את הפרטים:

כך תשמרו על שגרת עבודה בארגון בימי מעבר

כשמדובר על מעבר פנים ארגוני, הכוונה היא לסוגים שונים של מעברים שמתרחשים בתוך הארגון, כמו מעבר של עובד למחלקה אחרת או מעבר של מחלקה לאזור אחר בבניין. אמנם, אלה הליכים שגרתיים בעולם העסקי של ימינו, ובכול זאת, ברוב המקרים לא ננקטת שיטה מקצועית ומסודרת למעבר תוך ארגוני, שתצמצם את הסיכונים הכרוכים בכך, כמו: אובדן ידע במהלך המעבר או פגיעה בפריון העבודה וברכוש של הארגון.

שמירה על שגרת עבודה

הדרכה מקצועית לעובדים שנעשית תוך כדי עבודה, כמו הדרכת מכירות, נחשבת להכשרה ואמון On the Job. במהלך הכשרה שכזו העובדים לא מאבדים שעות עבודה יקרות כשהם לומדים. בשיטת הדרכה On the Job המדריך המקצועי אמור לפתח תכנית לימודים שמתאימה לצרכים של העסק, שמיידעת את העובדים בכול מה שקשור לפרטי התכנית וקובעת לוח זמנים והערכה תקופתית שמיידעת את העובדים על התקדמותם. טכניקות On the Job כוללות, בין השאר, אוריינטציה, הכשרת עובדים לתפקידים שונים, חניכות, התמחות ואמון.

כמו הדרכה On the Job, גם מעבר פנים ארגוני שיטתי שמותאם לעסק ולאופי ההעברה, יכול לשמור על שגרת העבודה. מעבר פנים ארגוני נכון אמור לצמצם את הסיכונים הנלווים ולתת את הדעת להיבטים כגון: העברה של המחשבים ושל הציוד האישי, ארגון הטלפוניה, הכנת עמדות העבודה לעובדים ועוד.

העסק ממשיך לפעול גם בזמן המעבר

ככל שהעסק שלכם מתפתח, כך ייתכנו שינויים והרחבות בשטחי העבודה, שיידרשו מעברים פנים ארגוניים. השאלה היא כיצד תצליחו לשמור על עסק פתוח ורווחי גם במהלך המעבר?

בשלב זה חשוב לזהות את כול הדברים שצריכים להיעשות כדי לשמור על רמת הפוריות של העובדים ועל רמת השירות ללקוחות, שאפילו לא ישימו לב לשינויים שחלו בשטח העבודה שלכם.

כדי לעשות זאת נכון, כדאי להשתמש בשירותיה של חברה שמתמחה במעברים ארגוניים שתדאג, בין השאר, לפעולות הבאות:

  • להכין רשימה מפורטת של הפעולות שאמורות להתבצע, כולל מיפוי של כול תחנות העבודה שאמורות לעבור שינוי.
  • לוודא שלצוות העובדים יש כל מה שנדרש כדי להתחיל לעבוד כמו: חיבור המחשבים לחשמל, לרשת ולשרת, גישה ליישומים בהם העובד משתמש באופן יומיומי, שירות טלפון עם תא קולי מופעל, תאורת משרד מספקת, גישה למכונת צילום ולפקס, כיסאות, חלל אחסון, פחי אשפה, ציוד משרדי וכמובן קודי גישה או מפתחות כניסה למשרד.
  • להזמין בזמן את החשמלאי, את טכנאי הטלפון, האינטרנט והשרת… בקיצור, כל מי שצריך להתקין חיבורים מתאימים בקירות ובתקרה. אם לא יוזמנו בזמן תמיד יהיה מישהו שעומד לו על סולם במשרד, ועסוק בהכנת תחנת עבודה.
  • לתכנן את המעבר מול לוח השנה. כדאי לעבור בימים השקטים ביותר של החברה. לא בסוף החודש כאשר החברה עסוקה בהפעלת השכר, לא בשבוע הראשון של החודש אם זה הזמן שבו החברה עוסקת בהתחשבנות החודשית וכן הלאה.

מעבר שלא מפריע לעסק הוא מעבר שמתרחש בין ציוני הדרך התפעוליים ומאפשר לצוות לשהות באווירה שבה יוכלו להמשיך להיות פרודוקטיביים. עם ההכנה הנכונה אפשר למזער את הסיכוי שתהיו מופתעים ומתוסכלים.